I samarbete med Semantix
Vill du ge ett bra första intryck, ge ett fortsatt bra intryck eller bara uppfattas grymt professionell? Det gör du säkert redan i fysisk form, men imponerar du genom skärmen?
Nu är vi många som arbetar på distans. Dels som följd av pandemin men också i samband med att vi går mot en mer och mer digitaliserad värld. Genom distansarbete kan vi spara in på resurser, tid och miljön, och av de anledningarna är det dumt att inte utnyttja. Men vi kan bli förblindade av dess tillgänglighet då det kräver mer fundament än många tror. Att drömma sig bort, uppleva teknikstrul eller bli avbruten under ett distansmöte är inte ovanligt, men heller inte optimalt. I denna artikel får du en bra grund att stå på för att styra ett professionellt och vällyckat distansmöte. 1. Kom tillrätta med tekniken
Innan du bjuder in till mötet behöver du veta vilken typ av teknik du kommer att behöva använda. Ett första tips är att du använder ett program som du är van vid och som du enkelt och pedagogiskt kan hjälpa de andra mötesdeltagarna med om problem och frågor skulle uppstå. Men du behöver även se till att programvaran stödjer den teknik du kommer att använda. Du och övriga deltagare kan till exempel behöva dela skärm, ha undertextning, spela in eller spela upp ljud och filmer. Om det finns språkbarriärer i mötet och du behöver använda en tolk som översätter det du säger samtidigt som mötet fortgår. Enligt tolkning- och översättningsbyrån Semantix så kallas detta för RSI, Remote Simultaneous Interpreting, eller simultantolkning på distans. När du kommit till rätta med vilken programvara du kommer att använda måste du också se till att övriga mötesdeltagare har tillgång till programmet och förstår hur dem använder det. I din mötesinbjudan kan du förslagsvis skicka med instruktioner på hur de får tillgång och hur de kan utnyttja olika funktioner. I god tid innan mötet bör du även se till att testa så att programmet fungerar som det ska och att din dator har rätt inställningar för att funktionerna ska verka felfritt.
2. En tydlig agenda som sätter struktur och behåller fokus
När vi har det roligt och trevligt är det lätt hänt att vi kommer in på ämnen som inte hör mötet till, som kan leda till att vi tappar tråden. Mötet kan då uppfattas strukturlöst och dra över på den avsatta tiden. Att dra ut på tiden kan gå bra vid vissa tillfällen, men för att uppfattas professionell och vara respektfull till din motpart bör du försöka hålla dig inom tidsramen. Ta fram en tydlig agenda som är enkel för mötesdeltagarna att följa. Om det skulle hända att mötet glider iväg och in på något annat än bestämt kan ni enkelt gå tillbaka i agendan för att ta tillbaka tråden. Kom ihåg att skicka agendan till samtliga mötesdeltagare innan så att de hinner se om något missats eller om andra önskemål finns. 3. Avgörande förhållningsregler Att vara två i ett samtal är en helt annan sak än att vara fem eller fler. Därför är det viktigt att alla deltagare under mötets gång förhåller sig till en del regler och riktlinjer. Dessa förhållningsregler kan du både skicka med i mötesinbjudan samt gå igenom snabbt innan ni startar igång. Du kan exempelvis bestämma att alla ska ha sin videokamera på, det är dock viktigt att innan se till att alla har tillgång till en kamera, vilket kan kopplas till råd ett som nämns ovan. Videokameran ger möjlighet att läsa av varandras kroppsspråk och ger en mer naturlig känsla som kan föra er närmare varandra. Bestäm om och när deltagarna får ha påslagen eller avstängd mikrofon. Även om personen är tyst när den har mikrofonen påslagen kan bakgrundsljud störa den som talar. I följd av det kan du också avgöra om frågor får ställas direkt under en presentation, om de ska skrivas i chatten eller tas under den inplanerade diskussions- och frågestunden. Många program har en räcka-upp-handen funktion som är utmärkt att använda om man vill ställa frågor löpande. Du kan även utse en person som är chatt-ansvarig, som under mötets gång håller koll på om någon skriver något viktigt. I viktig information inkluderas allt från en frågeställning till problem med tekniken.
4. Småprat skapar trivsel
Småprat kan ofta kännas tungrott och stelt. Men till skillnad från digitala möten sker det mer naturligt när vi träffas fysiskt. I digitala sitter vi ofta med mikrofonen avstängd tills vi blir tilldelade ordet. Det kan kännas ganska fånigt och obekvämt att sitta och prata in i en skärm, därför är det desto viktigare att vi vågar småprata med varandra.
Småprat gör oss mer avslappnade och bekväma eftersom vi får lära känna motparten och vågar vara mänskliga genom att prata om saker som inte rör vårt arbete eller den uppgift vi är där för att utföra. Men det är viktigt att småpratet inte blir för utdraget så att fokuset tappas, men också för att undvika risken att gå över tidsschemat som tidigare nämnt.
Se till att alla i mötet får småprata lite, inte bara de som råkar vara extroverta och väldigt sociala. Du kan exempelvis fråga var och en vad de ätit till lunch, var de befinner sig eller låta samtliga beskriva sin omgivning. På så sätt inkluderar du alla och ser till att småpratet håller sig till ett ämne för att sedan gå över till dagens agenda.
5. Håll dig och dina deltagare vid liv
När vi sitter framför en dator under en lång stund är det väldigt lätt att zona ut eller bli distraherad av annat runt omkring oss. För att undvika att deltagarna zonar ut eller blir distraherade bör du planera in små pauser i mötet, exempelvis med gemensamma stretchövningar för att se till att alla håller sig pigga. Ha en powerpoint med innehåll som väcker uppmärksamhet och inte tröttar ut ögonen. Om du anser att det finns tid kan du även ställa följdfrågor under tiden eller planera in olika diskussioner mellan presentationer.
När vi sitter ensamma i ett rum är det lätt att glömma bort att vi faktiskt blir sedda av andra personer genom videokameran. Som följd av det är det lätt att glömma bort sitt kroppsspråk. För att visa att du hänger med i samtalet kan du nicka, le och kolla in i kameran. Du kan också göra en tumme-upp om du håller med om något som sägs. Välj att ställa in så att du ser alla deltagare hela tiden samtidigt som powerpointen visas, för att hålla dig medveten om att du faktiskt sitter i ett möte. Du kan även ta anteckningar under tiden någon pratar för att hålla uppe koncentrationen.
6. Betydelsefull uppföljning
När mötet är avslutat bör du kortfattat sammanfatta det som sagts och vad ni kommit fram till i ett dokument som du skickar ut till samtliga deltagare. Samtidigt kan du skicka med inbjudningar till uppföljning eller information om hur ni går vidare härnäst.
Du kan också skicka med frågeställningar om hur mötet varit och vad som kan bli bättre till nästa gång ni ska ha en digital sammankomst.
7. Detaljerna som kan hjälpa och stjälpa
Det finns små detaljer som är viktiga att tänka på. Nu när vi är många som arbetar hemifrån kan det vara svårt att göra om sitt hem till ett kontor. Men du bör ändå tänka på vart du sitter och hur din omgivning ser ut. Har du exempelvis en väldigt rörig bakgrund kan det stjäla de andra deltagarnas fokus. Om du vill se riktigt kunnig ut finns det program med filter som blurrar din bakgrund. Se också över hur ljuset i kameran blir, undvik att sitta i för mycket solljus men heller inte för mörkt så att du inte syns.
Tänk på att låta alla prata till punkt. Det är inte alltid tekniken hänger med och mötet kan bli otroligt hackigt och rörigt om alla börjar prata i munnen på varandra. Se till att ha ätit ordentligt innan mötet, speciellt om det är ett långt möte. Det är inte jättetrevligt att kolla på när andra mötesdeltagare tuggar. Att dricka går däremot alldeles utmärkt.
Men kom ihåg att inte tänka för mycket. Fokuset ska och bör ligga på att skapa en god relation till dina deltagare, samt uppfylla mötets syfte och mål. Precis som att råka spilla ut kaffe på ett fysiskt möte måste vi våga göra misstag på de digitala också.
